Eventfotografie

Setup, Settings, Backup & Verhalten + Eventfotografie-Checklisten

Eventfotografie ist Live-Fotografie: Du bekommst oft nur genau eine Chance für dein Foto. Der Moment passiert – und du musst da sein.

Während bei vielen anderen Foto-Situationen noch Zeit ist, kurz durchzuatmen, Einstellungen zu prüfen oder „noch ein bisschen zu schieben“, läuft ein Event einfach weiter: Menschen kommen an, etwas passiert auf der Bühne, jemand hält eine Rede – und während du überlegst, ob du ISO oder Verschlusszeit ändern solltest, ist der Moment schon wieder Geschichte.

Was Eventfotografie so besonders macht, ist diese Mischung aus Unplanbarkeit und Verbindlichkeit. Es gibt keine Probe. Und genau deshalb sind Plan und Vorbereitung hier nicht „nice to have“, sondern die halbe Miete.

In diesem Beitrag bekommst du einen praxistauglichen Plan: Was du vor dem Event klären solltest, wie du dich mental stabil aufstellst, welche Skills dich durch hektische Situationen tragen – und welches Equipment (Objektive, Blitz, Einstellungen) dir hilft, auch bei schlechtem Licht verlässlich zu liefern. Und damit du nicht nur liest, sondern wirklich in die Umsetzung kommst, gibt es zum Schluss eine Packliste und zwei Checklisten zum Abhaken.

Vor dem Event: 15 Minuten Vorbereitung, die dir vielleicht viel Stress sparen

Viele Probleme in der Eventfotografie entstehen nicht während des Events – sondern davor, weil man mit einem zu vagen Bild im Kopf loszieht.

„Ich fotografiere da mal mit“ klingt harmlos – bis du vor Ort merkst, dass die wichtigsten Momente nicht dort passieren, wo du gerade stehst. Oder dass es Programmpunkte gibt, von denen du nichts wusstest. Oder dass die KundInnen später etwas erwarten, das für dich nie als „Priorität“ definiert war.

Die Eventfotografie lebt davon, dass du im richtigen Moment am richtigen Ort bist. Und das klappt nur, wenn du vorher ein paar Dinge absteckst – nicht pedantisch, sondern pragmatisch: Was ist wichtig? Wer ist wichtig? Und wie soll sich das Ergebnis „anfühlen“?

Stell dir das wie eine kleine mentale Landkarte vor. Sobald du die hast, bist du auf dem Event nicht nur „jemand mit Kamera“, sondern eine/r, der den Abend erzählt – in Bildern.

Diese Fragen helfen dir dabei (kurz und klar, am besten vorab per Telefon/WhatsApp):

1. Was ist der Anlass – und wofür werden die Fotos gebraucht?
2. Wer sind die Schlüsselpersonen?
3. Welche Must-have-Motive sollst du liefern?
4. Gibt es einen Ablaufplan oder Programmpunkte mit Uhrzeiten?
5. Wie ist die Location (Indoor/Outdoor, Licht, Decken/Wände)?
6. Gibt es Einschränkungen (kein Blitz, Datenschutz, Bereiche tabu)?
7. Wer ist Ansprechpartner:in vor Ort (Name + Handy)?
8. Dresscode – wie passt du dich in die Veranstaltung ein?
9. Stilwunsch: reportageartig/unauffällig oder mehr „gestellt“?
10. Sensible TeilnehmerInnen: Wer möchte nicht fotografiert werden?

Du musst nicht alles davon als „Fragebogen“ abarbeiten. Aber wenn du die Kerndaten kennst, fotografierst du automatisch souveräner – weil du nicht raten musst, was später wichtig war.

Mindset & Verhalten: Du bist „Gast mit Auftrag“

Es gibt eine Wahrheit, die viele am Anfang unterschätzen: Eventfotografie ist nicht nur Fotografie. Sie ist vor allem auch „Menschenarbeit“.

Du bewegst dich in einem sozialen Umfeld, unter fröhlichen, feiernden Menschen. Da wird gelacht, geredet, angestoßen, manchmal auch diskutiert, manchmal sind Menschen emotional – und du bist mittendrin. Oder du fotografierst auf einer Tagung mit vielen TeilnehmerInnen, mit Vorträgen, Arbeitsgruppen, Ausstellung, Buffet … Hier zählen Vollständigkeit und Abwechslung. Egal wo, wenn du dich dabei unsicher fühlst, wenn du den Überblick verlierst, werden deine Bilder oft hektisch: zu viele Zufallstreffer, zu wenig klare Momente … oder langweilig: weil immer gleich.

Ein passendes Mindset ist deshalb kein „Wohlfühl-Thema“, sondern ein Werkzeug. Denn wenn du ruhig und freundlich bist, entspannen Menschen. Und wenn Menschen entspannen, sehen sie besser aus. So simpel ist das manchmal.

Drei Gedanken, die dir auf Events helfen:
Ruhig ist schneller als hektisch. Wenn du merkst, du wirst getrieben: Kamera kurz runter, bewusst ausatmen, Szene scannen. Wo ist das beste Licht? Was passiert gleich? Wer ist gerade wichtig? Diese zwei Sekunden sparen dir oft zehn Minuten Chaos später.
Präsenz ja – aber ohne die Party zu kapern. Du musst sichtbar genug sein, um deinen Job zu machen, aber nicht so dominant, dass du die Stimmung „übernimmst“. Viele Eventprofis bewegen sich wie ein guter Kellner: aufmerksam, freundlich, immer da – und doch nie störend.
Du gibst Sicherheit – auch mit kleinen Sätzen. Wenn jemand zögert, hilft ein kurzer, respektvoller Satz: „Ich bin der Fotograf, ich halte die Stimmung fest – da dürfen Sie eigentlich nicht fehlen auf den Fotos.“ Das schafft Vertrauen. Und Vertrauen schafft bessere Fotos.

Skills, die auf Events wirklich zählen

Technik ist wichtig – aber auf Events entscheidet oft etwas anderes: dein Timing. Denn in der Eventfotografie ist selten das Problem, dass „nichts passiert“. Das Problem ist eher: Es passiert zu viel gleichzeitig – und du musst wissen, wohin du deine Aufmerksamkeit lenkst.

Wenn du versuchst, alles zu fotografieren, bekommst du am Ende oft ganz viel „okay“, aber wenig „wow“. Gute Eventfotos entstehen, wenn du lernst, Muster zu erkennen: Wer ist gerade im Mittelpunkt? Was kündigt sich an? Wo ist gleich ein emotionaler Moment?

Diese drei Skills sind am wichtigsten:
Antizipation – der Moment kündigt sich an. Der Redner greift ans Mikro. Jemand steht auf und klopft ans Glas. Zwei Menschen gehen aufeinander zu. Wenn du lernst, diese Vorzeichen zu lesen, bist du vorher positioniert – und musst nicht hinterher rennen.
Menschen lesen – Schlüsselpersonen und Beziehungen erkennen. Auf jeder Feier gibt es ein „Beziehungsnetz“: Brautpaar ↔ Eltern ↔ TrauzeugInnen. Geschäftsführung ↔ Team ↔ Gäste. JubilarIn ↔ Familie ↔ Freundeskreis. Wenn du das erkennst, findest du automatisch die Motive, die die Geschichte erzählen.
Storytelling – nicht Einzelbilder, sondern ein Ablauf. Denk in Sequenzen: Ankommen, Stimmung, Programmpunkt, Reaktion, Details, Abschluss. Das ist der Unterschied zwischen „Fotos“ und „Reportage“.

Technik: Objektive, Blitz
und warum „ein zuverlässiges Setup“ wichtiger ist als Perfektion

Wenn AnfängerInnen über Eventfotografie sprechen, geht es oft sofort um Kamera-Modelle und Spezial-Equipment. In der Praxis ist es aber häufig anders: Nicht das beste Equipment gewinnt – sondern das Setup, das du blind bedienen kannst, wenn es dunkel wird, Menschen sich bewegen und du keine Zeit hast, im Menü zu suchen.

Du willst auf Events nicht ständig experimentieren. Du willst eine Basis, die funktioniert – und darauf baust du dann kreativ auf.

Objektive: Lichtstärke schlägt Luxus.
Drinnen abends sind lichtstarke Objektive keine Spielerei. Sie sind Stressreduktion. Mit f/1.8 oder f/2.8 kommst du schneller zu brauchbaren Verschlusszeiten und musst die Empfindlichkeit (ISO) nicht durch die Decke gehen lassen. Bewährte Brennweiten (als Orientierung):

• Standardzoom (z.B. 24–70 f/2.8) als Allrounder
• 35 oder 50 mm (f/1.8 oder f/1.4) für dunkle Räume und „mittendrin“-Reportage
• 85 mm (f/1.8) für Portraits und unauffällige Momente aus etwas Abstand

Blitz: nicht „knallen“, sondern formen.
Viele haben Angst vor Blitz – meist wegen des Looks von direktem Blitz von vorne. Eventblitz ist aber eher „Licht weich machen“: indirekt gegen Decke/Wand, damit Licht groß und schmeichelhaft wird. Und dann dosiert, sodass die Stimmung bleibt, aber die Gesichter aufgehellt sind.
Wenn du es ganz praktisch willst: Der Blitz ist nicht dafür da, den Raum hell zu machen. Der Blitz ist dafür da, Menschen gut aussehen zu lassen.

Einstellungen für schlechtes Licht:
ein Startpunkt, der in 80% der Fälle trägt

Der größte Stress auf Events entsteht, wenn du ständig Einstellungen nachjustierst. Das ist wie Autofahren, während du gleichzeitig versuchst, die Sitzposition neu einzustellen: es geht – aber es ist unnötig anstrengend. Ziel ist: Du hast ein Setup, das stabil funktioniert, und du musst nur noch „klein korrigieren“. Dann kannst du dich auf Abläufe und Momente konzentrieren – nicht auf die Technik.

Ohne Blitz (natürliche Stimmung):
Wenn du möglichst viel vorhandenes Licht nutzen willst, nimm dir eine einfache Logik mit: Du brauchst eine Verschlusszeit, die Bewegung einfriert, und eine Empfindlichkeit (ISO), die das möglich macht. – Praxistauglicher Start:

• Blendenvorwahl (A/Av)
• Blende offen (je nach Motiv f/1.8–f/2.8)
• Auto-ISO mit Obergrenze
• Mindestverschlusszeit ca. 1/100–1/125 Sekunde

Mit Blitz (musst du üben!):
Das „Event-Klassiker-Setup“ ist: Du steuerst den Raum (Available Light im Hintergrund) und der Blitz belichtet die Personen.

• Manueller Modus für Umgebungslicht (wie hell wirkt der Raum?)
• ggf. TTL-Blitz für Personen (schnell, flexibel)
• Bounce, wenn möglich

Wenn du das einmal verstanden hast, fühlt sich Indoor-Eventfotografie plötzlich nicht mehr wie Glücksspiel an.

Backup & Notfallplan

Der Teil, den du hoffentlich nicht erst ernst nimmst, wenn es einmal schief gegangen ist.

Es gibt diesen Spruch: „Zwei ist eins, eins ist keins.“ Klingt dramatisch – ist aber in der Eventfotografie erstaunlich realistisch. Denn hier gilt: Wenn etwas ausfällt, kannst du nicht sagen „Dann verschieben wir das Shooting auf nächste Woche.“

Ein leerer Akku, eine volle Karte, ein Blitz, der plötzlich nicht mehr will – das sind keine Katastrophen, wenn du vorbereitet bist. Es sind nur kleine Unterbrechungen. Wenn du nicht vorbereitet bist, werden sie schnell zu Stress, und Stress führt zu Fehlern oder gar zu Ausfällen.

Ein Notfallplan ist deshalb nichts anderes als Professionalität. Und das Schöne: Er kostet weniger, als man denkt – oft ist es einfach nur eine gute Routine.

Pragmatische Mindest-Absicherung:

• Mehrere Akkus + Ladeoption
• Genug Speicherkarten (und noch ein paar extra)
• Reserve-Batterien/Akkus für Blitz
• Kartenetui, damit nichts verloren geht
• Mikrofasertuch (ja, wirklich)
• Bequemes Tragesystem, damit du konzentriert bleibst

Wenn du regelmäßig Events fotografierst, ist ein zweiter Body eigentlich Pflicht. Nicht wegen des „Pro“-Feelings, sondern weil er dir die Arbeit sehr viel leichter macht und im Ernstfall schlicht den Job rettet.

Gut vorbereitet bist du auf jeden Fall, wenn du mal in die Checklisten schaust, die ich für dich vorbereitet habe. Mach überall ein Häkchen dran, dann kann eigentlich nichts mehr so richtig schief gehen.

Kleiner „Event-Drill“ (45 Minuten)

Damit du nicht beim nächsten Indoor-Event das erste Mal „im Ernst“ testest, mach diese Übung einmal bewusst – am besten abends zuhause oder auf einer Feier bei Freunden:

1. ein Foto „Ort & Stimmung“
2. drei Detailfotos (Nah, ruhig, sauber)
3. fünf Fotos „Menschen in Bewegung“ (oder simuliert)
4. fünf Fotos im schlechten Licht (bewusst schwierig)
5. ein Mini-Porträt

Regel: Du änderst deine Grundeinstellungen nur zweimal. So merkst du sofort, ob dein Setup „eventtauglich“ ist.

Häufige Fehler – und wie du sie vermeidest

Fehler 1: Zu lange Verschlusszeit.
Die Party ist scharf, aber die Menschen nicht. Lösung: Verschlusszeit kürzer, und die ISO damit wohl auch hoch.

Fehler 2: Zu viel Angst vor hohen Empfindlichkeiten.
Ein leichtes Rauschen ist besser als ein verwackeltes Foto. Also: Augen auf und durch.

Fehler 3: Direktblitz von vorn.
Wenn möglich, bouncen. Wenn nicht möglich: Blitzleistung reduzieren, Winkel testen, Abstand beachten. Aber: darüber nicht nichts Wichtiges verpassen.

Fehler 4: Du fotografierst nur die „Hauptaktion“.
Die besten Bilder sind oft die Reaktionen und Zwischentöne. Dreh dich also um und fotografiere auch das Publikum, die Gäste …